Vereinfachte Bestellvorgänge mit Electronic Data Interchange (EDI)

Die Zahl ist beeindruckend: Allein im Jahr 2022 wurden bei HKL 136.613 Bestellungen ausgelöst – das entspricht mehreren Hundert pro Tag. Danach sind ebenso viele Bearbeitungsschritte bis hin zur finalen Rechnungsprüfung notwendig. Viele dieser Vorgänge werden derzeit noch manuell ausgeführt und erfordern eine Menge Ressourcen. Auch sind bei einem solchen Volumen Fehler kaum zu vermeiden, die wiederum zu weiteren Arbeitsschritten führen. Um diese Abläufe zu automatisieren und die Sachbearbeitung zu erleichtern, haben der Technische Service und der Einkauf bereits vor einigen Jahren mit der Anbindung strategisch wichtiger Lieferanten über EDI an den HKL Bestellprozess begonnen.

Was ist EDI?
EDI steht für „Electronic Data Interchange“ – damit können Dokumente zwischen Kunde und Lieferant ausschließlich elektronisch übermittelt werden; papierbasierte Dokumente werden nicht mehr benötigt. Die Datenübertragung und der Datenabgleich erfolgen automatisiert. Ein manueller Abgleich muss nur noch bei Überschreitung definierter Schwellenwerte erfolgen, z. B. bei zu hoher Differenz beim Einkaufspreis.

Viele Vorteile
Neben der Einsparung papierbasierter Dokumente verringert sich mit EDI auch der manuelle Prüfaufwand enorm, Ressourcen können anderweitig eingesetzt werden. Ein weiterer Vorteil: Die Fehlerquote durch manuelle Verarbeitung sinkt.

HKL wird darum zukünftig Standardprozesse von Bestellübermittlung, Auftragsbestätigung und Rechnungsabgleich für die größten Lieferanten vollständig per EDI umsetzen. Außerdem werden alle bereits bestehenden EDI-Verbindungen auf das System eines externen Dienstleisters umgezogen und der wichtige HKL Lieferant E/D/E (Einkaufsbüro Deutscher Eisenhändler) angebunden.

Die technische Einführung der Bestellübermittlung ist bereits vollständig abgeschlossen, jetzt erfolgt sukzessiv die Anbindung weiterer Lieferanten. Der Prozess der Auftragsbestätigung befindet sich derzeit für den Bereich Einkauf in einer Testphase, im nächsten Schritt ist der automatische Rechnungsabgleich im Fokus – die Umsetzung ist für 2024 vorgesehen.